Pengendalian Secara Umum

Pengendalian Secara Umum

Pengendalian-pengendalian secara umum (general control) merupakan pengendalian-pengendalian sistem teknologi informasi yang paling luar yang harus dihadapi terlebih dahulu oleh pemakai sistem informasinya. Jika pengendalian-pengendalian secara umum dapat dilewati, pengendalian-pengendalian aplikasi akan diaktifkan.

Pengendalian-pengendalian secara umum terdiri dari atas beberapa bagian berikut:

1. Pengendalian organisasi,
2. Pengendalian dokumentasi,
3. Pengendalian perangkat keras,
4. Pengendalian keamanan fisik,
5. Pengendalian keamanan data.

A. Pengendalian organisasi
Fungsi-fungsi utama dalam departemen sistem informasi harus dipisahkan tugas dan tanggung jawabnya. Fungsi-fungsi utama yang perluh disahkan tugas dan tanggung jawabnya adalah (1) bagian pengontrol data, (2) bagian yang mempersiapkan data, (3) bagian operasi komputer, (4) bagian pustaka data, (5) bagian pemrogram dan pengembangan sistem, dan (6) bagian pusat informasi (information center).
Bagian pengontrol data (data control sention) berfungsi sebagai penegak antara departemen lainnya dan departemen sistem informasi, Bagian yang mempersiapkan data (data preparation) berfungsi untuk mempersiapkan data,melengkapinya (misalnya menambah dengan kode-kode yang diperlukan) dan memperivikasi kebenarannya sehingga siap untuk dimasukkan dalam sistem, Bagian yang mengoperasikan data (data processing section) merupakan bagian yang berfungsi mengolah data sampai dihasilkan laporan, Bagian penyimpana data (data library section) berfungsi menjaga ruangan peyimpan data yang disebut perpustakaan data.Perpustakaan data (data library) merupakan tempat data dan pengrogram disimpan dalam bentuk media simpanan luar. Personel bagian ini disebut dengan pustakawan (liberlarian). Tujuan utama dari prinsip perpustakaan data ini adalah pemisahan dan tanggung jawab antara bagian yang menyimpan data dan bagian yang akan menggunakannya untuk operasi sehingga dapat mencegah orang yang tidak berhak mengaksesnya. Bagian pusat informasi (information center atau juga disebut IC) ada dengan maksud membantu para manejernya membuat program aplikasi sendiri untuk keperluan end user computing (EUT) atau end user development (EUD).

B. Pengendalian Dokumentasi

1. Dokumentasi dokumen dasar
Merupakan dokumentasi yang berisi kumpulan dokumen-dokumen dasar sebagai bukti transaksi yang digunakan dalam sistem.
2. Dokumentasi daftar rekening (card of account)
Merupakan dokumentasi yang menunjukkan informasi mengenai rekening-rekening yang di pergunakan dalam transaksi.
3. Dokumentasi prosedur
Dokumentasi prosedur dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada seuatu keadaan tertentu, seperti prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan file, serta prosedur pembuatan back up dan restore.
4. Dokumentasi sistem
Dokumentasi sistem menunjukkan bentuk dari sistem informasi yang digambarkan dalam bagia alir sistem (system flow chart).
5. Dokumentasi program
Dokumentasi program menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program (prorgam flow chart), tabel keputusan (decision table) dan bentuk pengendalian program.
6. Dokumentasi operasi
Dokumentasi operasi berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedur-prosedur mengoperasikan program. Dokumentasi ini sangat berguna untuk operator.
7. Dokumentasi data
Dokumentasi data berisi definisi-definisi dari item-item data dalam database yang digunakan oleh sistem informasi.

C. Pengendalian Kerusakan Perangkat Keras
Pengendalian perangkat komputer (hardware controls) merupakan pengendalian yang sudah dipasang dalam komputer itu (built in) oleh pabrik pembuatnya. Pengendalian ini di masukkan untuk mendedeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya perangkatr keras (hardware malfunction). Pengendalian perangakat keras dapat berupa pemeriksaan paritas (parity check), pemeriksaan gaung (echo check), pemeriksaan baca setelah rekam (read after write check), pemeriksaaan baca ulang (dual read check), dan pemeriksaan validitas (validity check).
D. Pengendalian Kamanan Fisik

Pengendalian keamanan fisik perluh dilakukan untuk menjaga keamanan terhadapap perangkat keras,perangkat lunak dan manusia dalam pengusahaan. Hal-hal yang menyebabkan tidak amannya fisik sistem diantaranya adalah pencurian, sabotase, kegagalan arus listrik yang dapat merusakkan basis data, api, temperatur (terlalu panas merusakkan komponen dan terlalu dingin dapat menyebabkan ruangan menjadi lembab menyebabkan komponen berkarat), debu (partikel debu dapat merusak media simpanan luar), serta bencana alam (seperti gempa bumi, angin ribut, banjir, dan petir).

Pengendalian keamana fisik dapat dilakukan sebagai berikut:
1.Pengawasan terhadap pengaksesan fisik
2.Pengaturan lokasi fisik
3.Penerapan alat-alat pengaman
4.Stabilizer

E. Pengendalian Keamanan Data
Beberapa cara pengendalian telah banyak diterapkan untuk maksud ini yaitu : Dipergunakan data long, Proteksi File, Pembatasan pengaksesan (accessrestriction),  dan Data backup dan recoferi.