Aplikasi Sistem Informai Untuk pengambilan keputusan manajemen

Aplikasi Sistem Informasi Untuk Pengambilan Keputusan Manajemen

A. Tipe Informasi

Laporan-laporan dari system mengenai manajemen kepada memberikan informasi permasalahan-permasalahan yang terjadi dalam  organisasi untuk menjadi suatu bukti yang berguna dalam menentukan tindakan yang diambil.
Sistem informasi dapat menyediakan tiga macam tipe informasi, masing-masing berbeda untuk tingkatan manajemen mempunyai arti berbedascbagai berikut :

1. Informasi Pengumpulan Data (Score keeping Information)
Informasi pengumpulan data (score keeping information) merupakan informasi yang berupa
akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaanberikut. Am I doing well or badly? (Apakah saya sudah mengerjakannya dengan baik atau belum?). Informasi ini berguna  bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personel-personelnya.

2. Informasi Pengarahan Perhatian (Attention Directing Information) Informasi pengarahan perhatian (attention directing information) merupakan informasi untuk  membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang menyimpang,  ketidakberesan, ketidakefisienan, dan kesempatan-kesempatan yang dapat dilakukan.  Informasi ini untuk menjawab pertanyaan berikut. What problem should I look into?  (Permasalahan apakah yang seharusnya saya amati?). Informasi ini akan melihat  penyimpangan untuk membantu manajemen menengah penyimpangan yang terjadi.

3. Informasi Pemecahan Masalah (Problem Solving Information) Informasi pemecahan masalah (problem solving information) merupakan informasi untuk
membantu manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya.
Informasi ini untuk menjawab pertanyaan berikut. Of the several ways of doing the job, which is the best? (Manakah yang terbaik dari beberapa cara melakukan pekerjaan?). Problem solving  biasanya dihubungkan dengan keputusan-keputusan yang tidak berulang-ulang serta situasi  yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas.

B. Karakteristik Informasi

Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, manajemen membutuhkan informasi yang berguna. Untuk tiap-tiap tingkatan manajemen dengan kegiatannya yang berbeda,  dibutuhkan informasi dengan karakteristik yang berbeda pula. Karakteristik informasi misalnya  adalah kepadatan informasinya, luas informasinya, frekuensi informasinya, informasinya, waktu
informasinya, akses informasinya, dan sumber informasinya.

1. Kepadatan Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah teperinci (detail) dan kurang padat karena digunakan untuk pengendalian operasi. Untuk manajemen yang lebih  tinggi tingkatannya, terdapat karakteristik informasi yang semakin tersaring (terfilter), lebih  ringkas, dan padat.

2. Luas Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya terfokus pada suatu masalah
tertentu karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yang khusus. Untuk, manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, dibutuhkan informasi dengan karakteristik informasi yang semakin luas karena manajemen atas berhubungan dengan masalah yang luas.

3. Frekuensi Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, frekuensi informasi yang diterimanya adalah rutin karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yang terstruktur dengan pola yang  berulang-ulang dari waktu ke waktu.

4. Skedul Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, informasi yang diterimanya mempunyai jadwal atau skedul yang jelas dan periodik karena digunakanoleh manajer bawah yang mempunyai yang  tAerstruktur.

5. Waktu Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, informasi yang dibutuhkan adalah informasi historis karena digunakan oleh manajer bawah dalam pengendalian operasi yang memeriksa tugas-tugas rutin yang sudah terjadi.

6. Akses Informasi
Manajemen tingkat bawah membutuhkan informasi yang periodenya jelas dan berulang-ulang sehingga dapat disediakan oleh bagian system informasi yang memberikan dafam bentuk  laporan periodik. Dengan demikian, akses informasi untuk manajemen bawah dapat tidak  secara online,tetapi dapat secara offline.

7. Sumber Informasi
Oleh karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pada pengendalian operasi internal perusahaan,manajer-manajer tingkat bawah lebih membutuhkan informasi dengan data yang bersumber dari internal perusahaan sendiri. Semakin bawah tingkatannya, manajer-manajer juga membutuhkan informasi yang sumber datanya berasal dari transaksi keuangan perusahaan. Akan tetapi, manajer-rnanajer tingkat atas lebih berorientasi pada masalah perencanaan strategis yang berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan sehingga membutuhkan informasi dengan data Perencan strate  Pengendi manajer yang bersumber pada eksternal perusahaan. Semakin atas tingkatannya, dari
transaksi nonkeuangan perusahaan. Penelitian Jones dan McLeod (1980) menunjukkan bahwa pengendalian tingkat atas menerima informasi eksternal Pengelola manajer-manajer juga membutuhkan informasi yang sumber datanya berasal sebesar 48% Secara keseluruhan.

C. Sistem-sistem informasi di fungsi-fungsi organisasi

Sistem-sistem informasi dapat diterapkan secara internal dan eksternal perusahaan. Secara eksternal, sistem-sistem informasi yang ada ditarik ke luar menjangkau ke pemasok dan  pelanggan. Secara internal, sistem-sistem informasi dapat diterapkan dalam fungsi-fungsi  organisasi atau di tingkatan- tingkatan organisasi.

D. Sistem-sistem informasi di tingkatan organisasi

Perkembangan persaingan menyebabkan manajer-manajer fungsi merasa tidak cukup mendapatkan informasi dari sistem informasi manajemen fungsinya karena sistem informasi  fungsional ini hanya menyediakan informasi yang rutin karena persaingan yang lebih kompleks.
memaksa manajer untuk mendapatkan informasi yang lebih tepat waktu untik mendukung permasalahan mereka yang adhoc. Untuk keperluan ini manajemen membutuhkan sistem-sistem  informasi tambahan khusus vane untuk masing-masing tingkatannya. Manajer tingkat bawah secara umum membutuhkan sistem informasi transaction processing systems (TPS) dan enterprise resource planning(ERP) untuk mendukung kegiatan operasionalnya.
ERP merupakan sistem informası yang terintegrasi meliputi beberapa fungsi di organisasi. Contoh dari ERP adalah SAP. Sebenarnya, ERP tidak hanya untuk manajer tingkat bawah juga  menghasilkan informasi yang berguna untuk manajer-manajer tingkat menengah dan atas. Manajer  tingkat bawah di fungsi produksi membutuhkan sistem pengontrol proses produksi atau process  control syste (PCS) untuk membantu proses produksi menghasilkan produk yang berkualitas.
Manajer tingkat menengah membutuhkan sistem-sistem informasi tambahan, seperti decision support system (DSS), group support system IGSS), geographic information system (GIS), expert  system (ES), dan asa di artificial neural network (ANN). Manajer tingkat atas membutuhkan  tambahan sistem informasi khusus vang disebut dengan executive information system (EIS) atau  juga disebut executive support system (ESS). Semua manajer di semua tingkatan dihubungkan  dengan office automation system (OAS). OAS menyediakan fasilitas untuk melakukan komunikasi (e-mail, chat, dan lainnya) serta kolaborasi (misalnya teleconference) antar orang di  organisasi.

E. Kerangka kerja sistme informasi

Dari pembahasan-pembahasan sebelumnya, dapat disimpulkan bagaimana hubungan antara manajemen, informasi yang dibutuhkan, dan sistem-sistem informasi yang sebagai berikut. :

1. Manajemen mempunyai tingkatan yang berbeda, yaitu tingkatan bawah, menengah, dan atas.

2. Kegiatan manajemen masing-masing tingkatan berbeda, pengendalian operasi untuk manajemen tingkat bawah, pengendalian manajemen untuk tingkat menengah, dan
perencanaan strategis untuk tingkat atas.

3. Oleh karena tipe kegiatan manajemennya yang berbeda untuk tiap tingkatan,karakteristik kegiatannya juga berbeda untuk masing-masing tingkatan, misalnya untuk tingkat bawah lebih  terstruktur dan berulang- ulang, sedangkan untuk tingkat atas lebih tidak terstruktur atau tidak
berulang-ulang.

4. Oleh karena ketiga tingkatan manajemen mempunyai tipe dan karakteristik kegiatannya yang berbeda,informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing tingkatan juga berbeda. Tipe  informasi untuk tingkat bawah lebih ke pengumpulan dan tabulasi data yang disebut dengan informasi pengumpulan data (score keeping information). Tipe informasi yang dibutuhkan  manajemen menengah untuk pengendalian manajemen digunakan untuk memperbaiki
penyimpangan-penyimpangan yang ada schingga tipe informasinya lebih ke informasi pengarahan perhatian (attention directing information). Kegiatannya berupa perencanaan  strategis membutuhkan informasi untuk pemecahan masalah (problem solving information).

5. Tipe informasi untuk masing-masing tingkatan manajemen berbeda. Oleh karena informasi ini
berbeda untuk kegiatan manajemen yang berbeda, karakteristik informasi yang disajikan juga
berbeda supaya memenuhi kebutuhan manajemen yang menggunakannya. Misalnya, untuk Manajemen bawah, informasi yang disajikan harus teperinci (untuk pengawasan internal) dan  dapat diserahkan secara periodic (karena kegiatan manajemennya terstruktur dan berulang- ulang secara rutin dan jelas) sehingga untuk manajemen bawah, dapat disajikan akses  informasi yang tidak online. Untuk manajemen atas, informasi yang disajikan harus ringkas
dan harus disajikan sewaktu-waktu dibutuhkan (karena kegiatan manajemennya tidak terstruktur) sehingga untuk manajemen atas dibutuhkan akses informasi yang online.

6. Dari tipe dan karakteristik kegiatan manajemen dan informasi yang dibutuhkan,dapat ditentukan sistem-sistem yang diperlukannya, misalnya executive information system (EIS)  untuk manajemen tingkat atas, DSS dan ES untuk manajemen tingkat menengah.